Metricas, KPI’s y Dashboard de gestión de Proyectos


Introducción

Los indicadores de gestión de proyectos son parámetros cuantitativos que nos sirven para evaluar nuestro avance en la ejecución de un proyecto. Esta información sirve en todos los niveles jerárquicos del proyecto y es necesaria la familiarización de estos indicadores por todos los interesados que intervienen en el proyecto. Estos KPI’s deben tener como principio generador el aportar información relevante al Project manager, su equipo y a los otros interesados del proyecto. A su vez, es importantes que estos estén estrechamente relacionados con los objetivos de la cartera de proyectos o el programa que pertenecen; así como de los objetivos empresariales.

Ilustración 1: Gestión de Indicadores con Sciforma

La gestión de proyectos propone una incalculable lista de KPI’s, sin embargo, los más utilizados son los que presentamos a continuación:

Valor Planeado (PV): Los costos planeados, este es también el presupuesto del costo de trabajo programado a la fecha

Valor Ganado (EV): Es la cantidad presupuestada del trabajo ejecutado a una fecha. Su fórmula es:

  • Valor ganado = (Costos Planeados) x          (Porcentaje de trabajo realmente ejecutado).

Costo Real del Trabajo ejecutado (AC): Es el costo real del trabajo ejecutado a la fecha.

.Varianza del Costo (CV): Una comparación del valor ganado con los costos reales. La varianza negativa significa que el proyecto está fallando en cumplir su costo objetivo y está superando su presupuesto base.

  • Varianza del Costo (CV) = (EV)- (AC)

Varianza del Plazo (SV): La varianza del plazo es la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado y se calcula mediante la siguiente ecuación

  • Varianza del Plazo (SV) = EV –PV

El siguiente cuadro muestra el significados de los distintos escenarios que puede tomar la varianza luego de ser operadas.

Ilustración 3: significados de variación en diversos escenarios

.
Índice de desempeño del plazo (SPI): Una métrica usada para comparar el valor ganado con el Valor planeado. Un valor menor que uno significa que el proyecto está quedando corto de alcanza el plazo objetivo y, por lo tanto, está tomando más tiempo que el requerido para completar el trabajo requerido.

  • Índice de desempeño del plazo (SPI) = EV / PV

Índice del Desempeño del Costo (CPI): Una métrica usada para comparar los costos reales con el valor ganado. Un valor menor a uno significa que el proyecto no está alcanzando el costo objetivo o gastado más dinero para completar el trabajo requerido.

  • Índice del desempeño del costo (CPI) = EV / AC

Costo estimado para terminar el proyecto (EAC): Representa la estimación del costo para terminar el proyecto. Se calcula mediante la siguiente ecuación.

  • Costo estimado para terminar el proyecto(EAC) = (EV- AC) / CPI

Estimación del costo total del proyecto (BAC): Este costo incorpora los costos reales más los costos estimados para terminar el proyecto. Se calcula mediante la siguiente ecuación.

  • Estimación del costo total del proyecto (BAC) = AC + EAC

Tiempo para terminar el proyecto (TTP): Se calcula mediante la siguiente ecuación.

  • Tiempo para terminar el proyecto (TTP) = (tiempo transcurrido desde el inicio del proyecto hasta la fecha de evaluación) / SPI

.

Cuadro Resumen

Este cuadro resume los indicadores presentados a lo largo de la nota:

Ilustración 4: Cuadro resumen de KPI’s

  
Caso práctico de KPI´s

La empresa PUNTO ABIERTO brinda servicios de desarrollo de aplicaciones web, lo cual la empresa LOS ÁRBOLES  le pidió que realice un app para el manejo efectiva de los recursos humanos. La empresa que brinda el servicio llama al proyecto como “APP RRHH” y asigna un equipo para desarrollar con éxito el proyecto.

El gerente de proyecto tiene un problema para controlar el proyecto, tomar decisiones y hacer las respectivas correcciones, por lo tanto te contrata para solucionar el problema implementando los KPI’s para tener los indicadores de los proyectos y tener un buen control.

Ya se ha iniciado el proyecto hace 45 días y además conoces de la siguiente información:

  • Costo Total del proyecto = $ 5000
  • Valor planeado (PV) = $ 2500
  • Porcentaje de trabajo realmente ejecutado = 45%
  • Costos Real (AC) = $ 3000

Obtenga y explique los siguientes indicadores.

  1. Valor ganado (EV)
  2. Varianza del costo (CV)
  3. Varianza del plazo (SV)
  4. Índice de desempeño del plazo (SPI)
  5. Índice de desempeño del costo (CPI)
  6. Costo estimado para terminar el proyecto (EAC)
  7. Estimación del costo total para el proyecto (BAC)
  8. Tiempo para terminar el proyecto (TPP)

.

.

Solución
  • Valor Ganado (EV) = ($ 5000)*(45%) = $ 2250

Se tiene un costo presupuestado de trabajo a la fecha de $ 2250

  • Varianza del costo (CV) = ($ 2250) – ($ 3000) = – $750

El costo del proyecto es $750 mayor que el costo presupuestado a la fecha.

  • Varianza del plazo (SV) = ($ 2250) – ($ 2500) = – 250

Como el SV es negativo, nos indica que el proyecto está retrasado

  • Índice de desempeño del plazo (SPI) = ($ 2250) / ($ 5000) = 0.45

SPI menor a uno significa que no se está cumpliendo con el plazo al objetivo del proyecto.

  • Índice de desempeño de costo (CPI) = ($ 2250) / ($ 3000) = 0.75

CPI menor a uno significa que no se está cumpliendo los objetivos del proyecto a nivel de costos.

  • Costo estimado para terminar el proyecto (EAC) = ($ 2250 – $ 3000) / 0.75 = $ 1000

Se estima $ 1000 para finalizar el proyecto

  • Estimación del costo total para el proyecto (BAC) = ($ 3000 + $ 1000) = $ 4000

Se tiene $4000 en costo estimado total del proyecto.

  • Tiempo para terminar el proyecto (TPP) = (45 días) / 0.45 = 100 días

Se estima acabar en 100 días el proyecto.

.

.

Bibliografía
  • Erick T. Peterson. (2006). The Big Book of Key Performance Indicator. Portland: Erick T. Peterson Editorial.
  • Marcos Alvarez. (2015). Cuadro de mando retail: Los indicadores clave (KPIs) de los comercios altamente efectivos. Barcelona: Profit Editorial.
  • Project Management Institute. (2012). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Philadelphia: Project Management Institute.