Stakeholders: De las expectativas a la gestión de intereses


 

En los últimos 30 años muchas organizaciones modernas han generado procesos y estructuras complejas para adaptarse al mercado. Dentro de este contexto, expertos del mundo empresarial, como Freeman, nos muestran que la gestión de Stakehoders se tiene que conectar con la gestión de empresas de forma pragmática[1]. Esto lo confirma el último CHAOS Report, que atribuye una importancia del 15% a la gestión de involucrados como factor de éxito de un proyecto[2].

En este breve artículo mostraremos la importancia de la gestión efectiva de los stakeholderes a través de marcos de trabajo que nos brinden herramientas y enfoques para realizar una gestión adecuada de estos. Además, veremos dichos modelos aplicados a un caso práctico en una organización estatal.

Sobre la Gestión de Interesados

Los interesados, en el contexto de un proyecto, son aquellos actores que tienen cierto grado de influencia e interés (Freeman y Reed, 1983, p. 89) y que se ven o podrían verse afectados por las actividades del proyecto; por lo tanto, es necesario satisfacer sus expectativas e intereses en tanto contribuya el éxito del proyecto. Autores como Brummer (1991) sostienen que la falta del manejo constante de los interesados es un factor por el cual los proyectos no culminan de manera exitosa.

El Project Mangement Institute (PMI), propone un enfoque por procesos para la gestión de los stakeholders que consiste en cuatro etapas: Identificar a los interesados, planificar la gestión de los interesados, Gestionar el Compromiso de los interesados y Controlar el compromiso.

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Ilustración 1: Pasos para gestionar efectivamente a los interesados según el PMBOK 5ta Edición.

Por otro lado, la Oficina de Comercio Gubernamental del Reino Unido (OGC), a través del Managing Successful Programmes, identifica seis etapas que se inician con la identificación de interesados. Posteriormente, se determinan perfiles de cada interesado y se analizan en función de sus requisitos, expectativas e intereses. Esta información sirve como entrada para definir la estrategia de participación e involucramiento que luego será planeada, ejecutada y medida. (TSO 2009, p.42).

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Ilustración 2: Pasos para gestionar efectivamente a los interesados según el PRINCE2

Estos son ejemplos de marcos de trabajo sobre la gestión de interesados, se debe tener en cuenta que estos enfoques no son predictivos sino adaptativos al entorno y trabajo de cada organización.

Aplicación de la teoría de Gestión de Interesados

Ahora explicaremos cómo se articula la teoría vista en el apartado anterior aplicado al caso de una organización del gobierno peruano en el contexto del desarrollo de una Agenda para los años 2015-2016. Además, esta organización está compuesta por diferentes actores internos (Direcciones Generales y organismos adscritos) que manejan diferentes expectativas e intereses. Además, se ubican actores externos como los gobiernos regionales y la ciudadanía.

Para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos en dicha Agenda, es necesario el compromiso por parte de los interesados en aportar al cumplimiento de los indicadores de producto y resultado.

Cada Dirección está llamada a reportar el avance de la Agenda al término de cada semestre (cuatro para el período 2015-2016). Sin embargo, debido al volumen de información de la Agenda, surgió el problema que las direcciones y organizaciones adscritas no contaban con una plataforma de consulta centralizada. Esto generó retrasos en la sistematización de la información y en la elaboración del Reporte de Seguimiento y Evaluación que se presenta a la Alta Dirección (Viceministro).

Ante esta situación, se optó por implementar una herramienta de Gestión de Portafolios & Proyectos (Sciforma International) a fin de equilibrar correctamente la necesidad de información y gestión de expectativas recopiladas en etapas preliminares. La implementación de esta medida se hizo tomando en cuenta las restricciones impuestas por el marco normativo, procesos y cultura organizacional al que se rige las entidades públicas.

Como resultado, se obtuvo para el semestre 2015-II un rendimiento medio del 128% de resultados esperados. La participación activa de los actores involucrados en el proyecto mejoró considerablemente.

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Iustración 3: Espacio de Gestión de Interesados con Sciforma

Ilustracion 3

Ilustración 4: Ejecución de la Agenda en los semestres 2015-I y 2015-II

Conclusiones

En base a la literatura revisada, se pone en evidencia que la gestión de los interesados -desde su identificación, definición de intereses y estrategias de seguimiento-, permite una ejecución efectiva de los objetivos del proyecto. Además, se crea una gestión que fomenta una participación sostenible, equitativa y justa de los actores a lo largo del proyecto. El análisis y creación de perfiles permite establecer estrategias acotadas para cada actor, en caso surja alguna restricción que atente a sus intereses, a diferencia de estrategias genéricas que no profundizan sobre lo que quieren los interesados.


[1] “The time is right to switch attention to a more pragmatic approach that connects a stakeholder approach to management practice” (Freeman and McVea 2001, p. 204) . http://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=263511

[2] “CHAOS Report 2015” (p. 11). http://blog.standishgroup.com/post/50