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El objetivo de este artículo es explicar las buenas practicas relacionadas a la gestión de producto dentro de una organización.

Sobre la gestión de nuevos productos

En términos generales, la gestión de productos involucra a dos actores principales:

• El Jefe de Producto, quien crea el producto y actualiza el progreso de este en una versión planificada del proyecto. Esta persona es el operador principal dentro de todo el proceso.
• El Jefe de Proyecto, quien está a cargo de la versión de trabajo (ejecución) del producto. Esta persona se encarga de ejecutar el proyecto y materializar la idea de producto en algo tangible.

Ilustración 1: Gestión de Productos en Sciforma

Dentro del proceso de la gestión de productos, es posible la necesidad de recurrir a un Jefe de Portafolio quien elige entre varios productos y proyectos – ordenados por objetivos estratégicos-  mediante una simulación de ejecución para determinar la efectividad de cada uno y la contribución a los objetivos de la organización.

La estructura que sigue el diseño de un producto estándar basado en el  modelo Stage-Gate se puede visualizar en la siguiente ilustración:

Ilustración 2: Proceso de desarrollo de producto

Las fases y puertas son elementos ubicados en cada etapa del proceso que agrupan los entregables con los que se deben cumplir de manera progresiva para culminar con la creación del producto. El Jefe de Producto usa las fases y puertas para monitorear el progreso del producto mientras que el Jefe de Proyecto gestiona el producto descompuesto en tareas con la finalidad de trazar la secuencia en la que debe ejecutar dichas actividades para cumplir con el proyecto. A continuación, explicamos de manera breve las características de cada etapa:

1. Descubrimiento: Trabajo de pre-diseño para encontrar oportunidades de negocio y generar nuevas ideas.
2. Alcance: De manera rápida, sin incurrir en muchos recursos, se realiza una investigación preliminar de lo que se espera conseguir con el proyecto.
3. Caso de negocio: Investigación detallada que involucra fuentes de primera mano del mercado que soporte el caso de negocio. Incluye la definición del producto, la justificación de su realización y el plan de desarrollo del mismo. Antes de empezar a planificar el diseño del producto, el Jefe de Producto puede realizar macro-planificaciones en función de las tareas y asignaciones de recursos humanos y no humanos.
4. Desarrollo: Incluye el diseño detallado y el desarrollo del nuevo producto así como las operaciones, procesos requeridos para una producción a escala. En este punto, el Jefe de Proyecto realiza un seguimiento de las mejores prácticas para gestionar el proyecto o tomar en cuenta las lecciones aprendidas de proyectos previos con características similares.
5. Testeo: Probar y hacer demostraciones en el mercado, planta, laboratorio para verificar y validar las funcionalidades del producto o de actividades circunstanciales (operaciones, procesos, plan de marketing y difusión…).
6. Lanzamiento: etapa que abarca la comercialización, inicio de las operaciones de producción y actividades de marketing y ventas.

Tareas programadas

Comprendiendo la relación entre Producto y Portafolio

Cuando la versión de trabajo del proyecto es creada, el Jefe de Proyecto notará que las tareas e hitos ya existen para el producto. Las tareas correspondientes a las fases y los hitos corresponden a las puertas.

Para una óptima comparación entre el trabajo (Proyecto) y objetivo (Producto), se sugiere lo siguiente:

–          No borrar las fases ni puertas.

–          No agregar tareas al mismo nivel del EDT como fases y puertas.

Nuevas tareas

Cuando el Jefe de Proyecto se ha familiarizado con la versión trabajo del producto, puede crear nuevas tareas. Estas tareas se ubican en el nivel más bajo del EDT.

A medida que se avanza en el producto, hay algunas fases y puertas que el Jefe de Producto no necesita tomar en cuenta en tanto se traten de elementos ya pasados.

Ilustración 3: Planificación del desarrollo del producto en Sciforma

Comunicación durante la ejecución del proyecto

Compartir información con el Jefe de Producto

El Jefe de Producto debe tener acceso a la información del proyecto en versión trabajo para observar las modificaciones que tienen impacto en el tiempo y los costos.

Del mismo modo, el Jefe de Proyecto debe estar en sincronía con el Jefe de Producto a través de la consulta de la información del proyecto en versión objetivo.

Nuevas tareas

Cuando el Jefe de Proyecto se ha familiarizado con la versión trabajo del producto, puede crear nuevas tareas. Estas tareas se ubican en el nivel más bajo del EDT.

A medida que se avanza en el producto, hay algunas fases y puertas que el Jefe de Producto no necesita tomar en cuenta en tanto se traten de elementos ya pasados.

Algunas sugerencias que el Jefe de Proyecto debe tener en cuenta:

– No empezar las tareas de una fase si la anterior puerta no ha sido aprobada.

– No modificar los criterios del caso de negocio sin el consentimiento el Jefe de Producto – o del Jefe de Proyecto-.